طراحی پورتال سازمانی ، معرفی ویژگی ها و نکات مهم در طراحی پورتال

زهره درویشی

طراحی پورتال سازمانی برای موسسات و شرکتهای مختلف، یکی از راههای ایجاد فضایی متمرکز و مدیریت شده برای کنترل فعالیتهای کارکنان، دسترسی راحت تر به اطلاعات، مدیریت منابع انسانی و تحلیل فروش به مشتریان است. پورتال اطلاعات سازمانی یا Enterprise Information Portals (EIP) ، دسترسی کارکنان به اطلاعات درون سازمانی را فراهم کرده و این قابلیت را در اختیار آنها قرار میدهد که بتوانند اطلاعات مورد نیازشان را شخصی سازی کرده و در جهت توسعه و رشد اهداف سازمان، تصمیمات دقیق تری اتخاذ کنند. با استفاده از پورتال اطلاعات سازمانی می توان درگاهی نامحدود از نظر زمان و مکان را برای کارمندان یک سازمان ایجاد کرد. زیرا طراحی پورتال سازمانی درگاه یا گذرگاهی در فضای اینترنت ایجاد کرده تا بتوان بدون نیاز به سخت افزار یا نرم افزار خاصی به تمامی اطلاعات دسترسی داشت. استفاده از پورتال می تواند با سرعت بخشیدن به انجام کارها، صرفه جویی در هزینه های جاری، ایجاد بانک و آرشیو اطلاعاتی سازمانی، کم کردن مراودات کاری، ایجاد دسترسی های طبقه بندی شده و … فرصت های جدیدی را با توجه به توان مالی و قدرت نیروی انسانی برای یک سازمان فراهم نماید.
طراحی پورتال سازمانی برای تمامی شرکت ها و موسسات ضروری و لازم است. بخصوص برای سازمان هایی که در چند حوزه مختلف فعالیت کرده و اطلاعات و کارکنان زیادی را تحت کنترل دارند. یک پورتال اطلاعاتی سازمانی برای چنین سازمانهایی نقش تسهیل کننده در انجام تمامی امور از جمله امور اداری، مالی و حسابداری، فروش، بازرگانی، آموزش و ارتقا مهارت و … را دارد. زیرا همانطور که گفته شد، یک پورتال در بستر اینترنت ایجاد شده و به نوعی یک سازمان الکترونیکی را برای شما به وجود می آورد.

طراحی پورتال سازمانی

چرا به یک پورتال سازمانی نیاز دارید؟

امروزه شرکت ها و سازمان هایی بزرگ و کوچک نظیر مایکروسافت، اپل، MSI، تسلا و بسیاری دیگر با استفاده از یک پورتال اطلاعات سازمانی حرفه ای و دقیق، تمامی امورات کاری و مالی خود را مدیریت کرده و کارکنان خود را به بالاترین حد بهره وری رسانده اند. انواع برندها و شرکت های مختلفی در طراحی پورتال سازمانی و دیگر انواع پورتال ها فعالیت میکنند اما ویژگی مشترک در تمامی آنها، ایجاد بستری مناسب برای کاهش دغدغه های سازمانی در فضای گسترده اینترنت است.
شاید فکر کنید که پورتال همان وبسایت است اما نکته قابل توجه در ساخت یک پورتال، پیچیدگی ها و امکانات بسیاری است که در طراحی و آماده سازی آن وجود دارد. به همین جهت طراحی یک پورتال اطلاعات سازمانی تفاوت های بسیاری با طراحی یک وبسایت خواهد داشت. زیرا یک پورتال سازمانی امکان ایجاد زمینه همکاری متقابل میان کارمندان و مشتری را فراهم کرده و از پتانسیل طرفین فعال در سرمایه گذاری بیشتری بهره برداری را ایجاد میکند.

انواع پورتال های سازمانی

یکی از نکات مهم در طراحی پورتال سازمانی حرفه ای، توجه نوع قابلیت های پورتال مورد نیاز از طرف سازمان است. زیرا پورتال اطلاعات سازمانی به سه صورت کلی زیر قابل طراحی و استفاده است :

پورتال های هوشمند تجاری یا Business intelligence portals

پورتال های هوشمند تجاری که شامل امکاناتی از جمله جمع آوری و ذخیره اطلاعات سازمانی، تعیین سطح دسترسی کارمندان به اطلاعات و تحلیل و بررسی اطلاعات است. این نوع پورتال به کارمندان امکان ورود اطلاعات به هسته سازمانی را فراهم کرده و کارمندان می توانند گزارشات خود را در آن ثبت کنند. همچنین می توانند گزارشات دیگر کارمندان را مشاهده کرده و در پیشرفت کاری و اخذ تصمیم های بهتر از آنها استفاده نمایند. از شناخته شده ترین طراحان این نوع پورتال ها نیز می توان به شرکت های IBM و Oracle اشاره کرد.

پورتال های حوزه تجاری یا Business area portals (Intranet)

نوع دیگری از طراحی پورتال سازمانی هستند که به منظور بررسی و تحلیل یک زمینه خاص از فعالیت درون سازمانی مورد استفاده قرار میگیرند.در واقع این نوع پورتال ها به کارمندان دسترسی لازم جهت استفاده از اطلاعات سازمانی طبقه بندی شده و در یک زمینه خاص را میدهند تا از این اطلاعات به منظور پیشروی در هدف سازمان استفاده کنند. این نوع پورتالها به سه دسته زیر تقسیم میشوند:

  • برنامه ریزی منابع انسانی یا ERP، که توسط شرکت هایی Oracle و SAP Portal ارائه میگردند.
  • مدیریت منابع انسانی، که توسط شرکت هایی همچون Authoria و PeopleSoft طراحی میشوند.
  • بازاریابی و فروش که توسط شرکت Siebel طراحی و به سازمان های مختلف ارائه می گردد.

پورتال مدل تجاری یا Role Portals

به منظور پشتیبانی از سه مدل خدماتی و ارائه امکانات خاص به کارمندان طراحی شده اند. طراحی پورتال سازمانی اینچنینی سه مدل خدماتی B2B, B2C و B2E را پشتیبانی میکند. مدل خدمات B2B، امکان کنترل و نحوه انتقال اطلاعات و انجام فرآیندهای تجاری بین شرکت و تولید کنندگان، شرکت های همکار و توزیع کنندگان را فراهم کرده است. مدل خدماتی B2C، به منظور ایجاد ارتباط بین شرکت و مشتریان را طراحی شده و امکاناتی از جمله سفارش دهی مشتریان، صدور صورتحساب، پیگیری فرآیند خرید و پشتیبانی از مشتریان را به کارمندان ارائه میدهد. مدل خدماتی B2E نیز امکان دسترسی کارمندان به اطلاعات خاص و مشخص را به وجود آورده است.

اهداف طراحی پورتال سازمانی

اهداف طراحی پورتال سازمانی

برای طراحی و تولید یک پورتال سازمانی حرفه ای، ارائه قابلیتها و امکانات مورد نیاز شرکت ها و سازمان ها در اولویت است. به همین منظور توجه به اهداف و نیازهای سازمانهای بزرگ و کوچک اصلی مهم در طراحی پورتال محسوب میشود. سازمان ها نیز از طراحان و تولید کنندگان پورتال ها انتظارات و خواسته هایی دارند و مهمترین آنها کمک به تحقق اهداف سازمان است. بنابراین دو هدف کلی در طراحی پورتال اطلاعات سازمانی برای شرکت ها و سازمان ها وجود دارد.

  1. ایجاد درگاه پویا و جامع جهت دسترسی سریع و آسان به اطلاعات و خدمات
  2. مدیریت و کنترل اطلاعات سازمانی
  3. استفاده از ابزارهای بروز و ارائه خدمات پشتیبانی
  4. ایجاد یک درگاه یکپارچه سازمانی برای دسترسی تمامی کارکنان به اطلاعات در هر مکانی

پورتال سازمانی برای چه سازمانهایی مناسب است؟

همانطور که گفته شد، هر سازمان بزرگ و کوچک برای پیشبرد اهداف و بهره گیری از توان کارمندان خود نیاز به طراحی پورتال سازمانی و استفاده از آن خواهد داشت. به همین دلیل سازمان ها و شرکت های زیر، بیشترین نیاز را به پورتال سازمانی خواهند داشت.

  • شرکت هایی که نیاز به کارتابل شخصی، کارتابل درون سازمانی و برون سازمانی برای کارمندان خود دارند.
  • سازمانهای دارای شعب متعدد در کشورهای مختلف که برای یکپارچه سازی اطلاعات نیاز به بانک اطلاعاتی دارد.
  • شرکتهایی که کارکنان آنها به دلیل بعد مسافتی و دورکاری، قادر به حضور در شرکت و کسب اخبار و اطلاعات نیستند.
  • سازمانهای دارای انبارها یا کارپردازی های متعدد که به علت تاخیر در بروز رسانی فاکتورها و ورود دوره ای کالا، دچار پیچیدگی در امور مالی و انبارداری میشوند.
  • مدیرانی که نیاز به دریافت اطلاعات بروز و یکپارچه از فعالیت های سازمان خود دارند.
  • سازمانهایی که میخواهند تمامی امورات روزانه، فعالیتها، وضعیتهای مالی، گزارشات، صورت جلسات، پیام ها و نامه های اداری و … در یک سیستم واحد ثبت شوند.
  • شرکت های دارای کارمندان بسیار که میخواهند برای سهولت در کار، هر یک از کارمندان صفحه مخصوص به خود داشته و تمامی پیام ها، گزارشات، اخبار و اطلاعات را با توجه به سطوح دسترسی، دریافت و ثبت کند. همچنین امکاناتی از قبیل زمان بندی انتشار گزارشات، ارسال فایل های کاری اعمم از فایلهای صوتی، عکس و ویدیو و متون، روند گردش کاری و انجام امورات روزانه و … به کارمندان داده شود.
  • شرکت هایی که میخواهند زمان ورود و خروج کارکنان، تعریف امور بر اساس رتبه های سازمانی، پرداخت حقوق و مجوز مرخصی را به صورت جامع کنترل نمایند.
طراحی پورتال های سازمانی

طراحی پورتال های سازمانی با قابلیت های ویژه

 در طراحی یک پورتال اطلاعات سازمانی حرفه ای باید قابلیت ها و امکانات ویژه ای را ایجاد و در اختیار مدیران و کارمندان شرکت ها و موسسات متقاضی قرار داد تا بتوانند از آنها با توجه به نیازها و اهداف خود استفاده نمایند. کاربردی ترین قابلیتها و امکانات یک پورتال سازمانی عبارتند از :

  1. صفحه اصلی پورتال : شامل نمای کلی از قابلیت ها و امکانات پورتال است که تمامی اطلاعات سازمانی و ابزارهای موجود را با توجه به سطح دسترسی تعیین شده از طرف مدیریت در اختیار کاربر قرار میدهد. البته این بخش قابل شخصی سازی است و هر فرد می تواند ابزارها و اطلاعات نمایش داده شده را به صورت دلخواه اضافه یا حذف نماید.
  2. دسته بندی مطالب : در طراحی پورتال سازمانی، تمامی اطلاعات به صورت دسته بندی شده و دارای مجموعه و زیر مجموعه مرتب شده اند. این دسته بندی ها توسط تیم تولید محتوای پورتال قابل ویرایش و تغییر بوده و بر اساس نیاز سازمان می توان آنها را مرتب کرد. همچنین امکان بهینه سازی آنها بر اساس استانداردهای سئو نیز وجود دارد.
  3. مدیریت مطالب دسته بندی شده : تیم تولید محتوا و البته مدیران سازمان می توانند به راحتی تمامی مطالب و محتوای وارد شده در پورتال را مدیریت کرده و هر کدام از آنها را در دسته بندی های مورد نظر قرار دهند. به عبارتی امکان تفکیک مطالب هر دسته بندی و قرارگیری آنها در دسته بندی خاص بر اساس اولویت ها و نیازهای سازمان امکان پذیر است.
  4. فهرست موضوعات : برای دسترسی راحت تر کاربران به مطالب مختلف در پورتال، انواع فهرست موضوعات نیز در صفحه اصلی پورتال قابل تعریف است. در واقع می توان بر اساس اولویت های متنوع نظیر ترتیب حروف الفبا، ترتیب تاریخ، ترتیب تعداد و ترتیب های سفارشی، موضوعات را در فهرست به نمایش گذاشت.
  5. ارائه ابزارهای تولید مطلب : در طراحی پورتال سازمانی، ابزارهای مختلفی برای تولید کنندگان محتوا و البته کارمندانی که قصد دارند گزارشات و مطالب مورد نظر خود را در پورتال ایجاد و ثبت کنند وجود دارد. بنابراین هر فرد می تواند در صفحه پورتال اختصاصی خود مطالبی را نگارش و ویرایش کرده و در نهایت برای تمامی اعضا منتشر نماید.
  6. مدیریت از طریق پنل اختصاصی : همانطور که گفته شد، هر فرد در سازمان با توجه به رتبه و سطح دسترسی می تواند در پورتال سازمان وارد شده و اطلاعات را مشاهده و ویرایش کند. اما نکته اصلی اینجاست که تمامی افراد دارای پنل اختصاصی به نام خود هستند و می توانند به دلخواه تمامی قسمت های آن را ویرایش و شخصی سازی نمایند.
  7. انتشار محتوا بر اساس استاندارد گوگل : پیروی از استانداردهای گوگل شرط اصلی فعالیت پورتال در موتور جستجو است. به همین دلیل برنامه نویسان و تولید کنندگان محتوا در سازمان می توانند تمامی قسمت های پورتال را بر اساس استانداردهای گوگل ویرایش کرده و مشکلات احتمالی با رباتهای خزنده گوگل را به حداقل برسانند. البته تیم پشتیبانی طراح پورتال نیز می تواند در این زمینه به شما کمک کند.
  8. دسترسی به اطلاعات بر اساس سلسله مراتب : در تمامی سازمانها سلسله مراتب وجود دارد و اطلاعات بر اساس این رتبه بندی ها قابل دسترسی است. بنابراین در طراحی پورتال سازمانی، این موارد نیز لحاظ شده و هر فرد با توجه به سمت و رتبه خود در سازمان، تنها می تواند بخش خاصی از اطلاعات را مشاهده نماید.
  9. قابلیت فرم سازی پیشرفته : هر فرد در سازمان برای نگارش گزارش کار خود نیاز به ایجاد فرم های اداری با تعداد فیلدهای مشخص است. طراحان پورتال نیز قابلیت فرم سازی پیشرفته ای در پورتال قرار میدهند تا بتوان به دلخواه فرم مورد نیاز را ایجاد کرد.
  10. امکان برنامه نویسی فرم های سازمانی : هر سازمان می تواند با توجه به نیاز خود انواع فرم های ثابت و عمومی را با استفاده از کد نویسی به پورتال خود اضافه کرده تا تمامی کاربران بتوانند از آنها استفاده نمایند. البته قابلیت برنامه نویسی تنها برای تیم برنامه نویسی و افرادی با سطح دسترسی خاص فراهم خواهد شد.
  11. امکان جستجوی داخلی در محتوای پورتال : در طراحی پورتال سازمانی برای دسترسی سریع و آسان به مطالب و اطلاعات مختلف، قابلیت جستجو در محتوای درون پورتال ایجاد شده است تا بتوان به سرعت هر موضوع یا کلمات کلیدی را جستجو کرده و به نتایج مورد نظر رسید. علاوه بر این، امکان فیلتر سازی و جستجو بر اساس دسته بندی و انواع مختلف موارد دیگر نیز وجود دارد.
  12. ایجاد سطوح دسترسی مختلف برای مدیریت و پشتیبانی پنل ادمین : پنل ادمین پورتال، بخش اصلی کنترل و مدیریت پورتال سازمان است و تنها افراد خاصی اجازه دسترسی به آن را دارند. اما بسیاری از سازمان ها نیز در این قسمت نیاز به ایجاد سطوح مختلف دسترسی دارند. قابلیت ایجاد سطوح دسترسی برای مدیریت و پشتیبانی پنل باعث میشود تا هر فرد تنها بتواند بخش خاصی از پنل را مدیریت کرده و به بخش های دیگر وارد نشود.
  13. پنل ادمین با رابط کاربری آسان : طراحی پورتال سازمانی نیاز به رابط کاربری آسان و در عین حال کاربردی دارد تا بتواند به راحتی آن را مدیریت کرده و از تمامی قابلیت ها استفاده کرد. برای مدیریت پنل ادمین نیز همین موارد ضروری بوده و باید به آن توجه کرد.
  14. پورتال با قابلیت ریسپانسیو : قابلیت ریسپانسیو به معنای تطبیق ساختار پورتال برای نمایش در ابعاد مختلف نمایشگر است. وجد این قابلیت برای تمامی سیستم های اینترنتی ضروری بوده و نمی توان بدون این قابلیت، از پورتال در تمامی دستگاه ها به درسی استفاده کرد.
  15. سرویس صفحات زرد : نوعی قابلیت کاربردی در بازاریابی و فروش است که به منظور پیدا کردن شرکت های محلی برای ایجاد ارتباط هدفمند به کار برده میشود.
  16. سرویس ثبت و جستجوی اطلاعات افراد : یکی از قابلیت های کاربردی در طراحی پورتال سازمانی، امکان ثبت و جستجوی اطلاعات افراد به منظور کسب اطلاعات کامل و ردیابی شماره تلفن ها یا پست های الکترونیکی کاربران ثبت شده در پورتال است.
  17. امکان ورود و خروج در اتوماسیون اداری : اتوماسیون اداری نوعی سیستم مدیریت اداری است که امکان دسترسی به کارتابل کارکنان را فراهم کرده تا بتوانند فرایندهای اداری را در قالب یک سیستم رایانه محور انجام دهند. با استفاده از پورتال می توان به راحتی به اتوماسیون اداری ورود و خروج و از امکانات آن استفاده کرد.
  18. عضویت کاربران در پورتال : همانطور که گفته شد، هر کارمند می تواند در پورتال، بخش اختصاصی خود را داشته باشد. اما برای این کار باید ابتدا در پورتال عضو شد. بنابراین امکان عضویت در پورتال شرط اولیه استفاده از این سیستم است.
  19. قابلیت ایجاد مرکز دانلود : همانطور که میدانید، بسیاری از فایل ها در یک سازمان وجود دارد که با استفاده از پورتال می توان آنها را در شبکه گسترده اینترنتی درون سازمانی منتشر کرد. اما برای دانلود آنها بخشی به نام مرکز دانلود در طراحی پورتال ایجاد شده تا بتوان به تمامی فایل های سازمانی به صورت یکپارچه دسترسی داشته و آنها را دانلود کرد.
  20. دسترسی مخاطبان به بخش دبیرخانه سازمان : بخش دبیرخانه یکی از بخش های اصلی یک سازمان است. اما با استفاده از پورتال می توان امکان ارائه خدمات نامه نگاری ها و اطلاعات دبیرخانه را به کاربران در فضای اینترنت فراهم کرده و دسترسی آن را برای کاربران ایجاد کرد.
  21. مرکز اسناد درون سازمانی : این مرکز نیز تکمیل کننده فعالیت دبیرخانه بوده و به منظور دسترسی مدیران و کارکنان با رتبه بالا به اطلاعات و اسناد به صورت یکپارچه فراهم شده است.
  22. ثبت وقایع و رویدادهای سازمانی : یکی از قابلیت های مفید در طراحی پورتال سازمانی، امکان ثبت اخبار، وقایع و رویدادهای درون و برون سازمانی است. با استفاده از این قابلیت، می توان اطلاعات و اخبار بسیاری را به اطلاع کارکنان رساند.
  23. سیستم پشتیبانی از مخاطبین : پشتیبانی از مخاطبان یکی دیگر از قابلیت های پورتال سازمانی است که می توان با استفاده از آن، درخواست ها و نیازهای مخاطبان سازمان را دریافت کرده و به آنها رسیدگی نمود.
  24. مدیریت بنرهای تصویری : در صفحه اصلی پورتال سازمانی، همیشه بنرهای تصویری زیادی به صورت روزانه و یا هفتگی درج میشود. برای انتشار و مدیریت بنرها نیز بخش ویژه ای در پورتال ایجاد شده است که بتوان تمام اقدام های لازم را از طریق آن انجام داد.
  25. زمانبندی همایش ها و کنفرانس ها : انتشار زمانبندی اجرای همایش ها و کنفرانس ها یکی دیگر از نکات مهم در طراحی پورتال سازمانی است که با استفاده از آن می توان اطلاع رسانی دقیق را برای کارمندان انجام داد.
  26. انتشار تیترهای خبری : اطلاع از اخبار سازمانی به صورت انتشار تیترهای اصلی، یکی از روش های اطلاع رسانی سریع در پورتال است که می تواند کاربران را با یک نگاه کوتاه در جریان وقایع سازمانی قرار دهد.
  27. وضعیت آب و هوا : در برخی سازمان ها، اطلاع از وضعیت آب و هوایی برای انجام فعالیت های برون سازمانی ضروری است. به همین منظور امکان نمایش وضعیت آب و هوا در صفحه اصلی ایجاد شده است.
  28. تالارهای گفتگوی درون سازمانی : تالار گفتگو ابزاری برای ایجاد ارتباط میان کارمندان یه سازمان به صورت آنلاین و گفتگو در خصوص موضوعات مختلف است. در طراحی پورتال سازمانی این قابلیت نیز لحاظ شده است تا بتوان امکان گفتگو و آرشیو موضوعات را فراهم کرد.
  29. تابلوی نمایش پیام : در کارتابل هر شخص بخشی وجود دارد که می توان تمام پیام های دریافتی از سایر کارمندان را به صورت یکپارچه مشاهده کرد. این بخش شباهت زیادی به اعلان نوتیفیکیشن در موبایل دارد.
  30. معرفی مناقصه ها و مزایده ها : سازمان هایی که به صورت شرکت در مناقصه و خرید و فروش های تجاری فعالیت میکنند. به همین منظور امکان معرفی و نمایش گزارش معاملات و مناقصه ها نیز تعریف شده است.
  31. بخش پرسش های متداول : همیشه سوالات بسیاری برای کارمندان و کاربران سازمان وجود دارد. بخش پرسش های متداول نیز به همین منظور در طراحی پورتال سازمانی لحاظ شده است.
  32. مجله نشریه داخلی : برخی سازمان ها دارای بخش مجلات و نشریات درون سازمانی هستند و در آن انواع اخبار را منتشر میکنند. در پورتال سازمانی نیز این امکان فراهم شده تا بتوان انواع خبرنامه ها و نشریات
  33. آئین نامه ها و ضوابط : در پورتال سازمانی بخشی تعریف شده تا بتوان تمامی قوانین، ضوابط و آئین نامه های سازمانی را در آن منتشر کرده و در دسترس کارمندان قرار داد. این بخش به عنوان اطلاعات تکمیلی برای کارکنان مورد نیاز است.
  34. منشور اخلاقی کارکنان : همانند آئین نامه و ضوابط سازمانی، منشور اخلاقی نیز مجموعه ای از قوانین و آداب اخلاقی است که کارکنان می توانند در پورتال سازمانی اختصاصی خود به تمامی آنها دسترسی داشته و آنها را مطالعه نمایند.
  35. گالری فیلم ها و تصاویر : بخش خبری و انگیزشی سازمان ها که در طراحی پورتال سازمانی نیز مد نظر قرار میگیرد، شامل گالری فیلم ها و تصاویر است که می تواند کمک بسیاری به تجدید روحیه کارمندان کند.
  36. افتخارات و موفقیت ها : این بخش نیز جزو قسمت های کاربردی در پورتال سازمانی بوده و استفاده از آن جنبه افزایش روحیه برای کارکنان دارد.
  37. معرفی مدیران سازمان : هر سازمان دارای تعداد بسیاری مدیران و مدیر عامل است. به همین منظور بخشی در پورتال سازمانی به این موضوع نیز اختصاص داده شده تا کارمندان و کاربران پورتال بتوانند بهتر مدیران خود را بشناسند.
  38. چارت سازمانی : چارت سازمانی، نوعی نمودار و الگوریتم است که با استفاده از آن تمامی مجموعه ها و زیر مجموعه های کارکنان سازمان ها از بالاترین رتبه تا پایین ترین رتبه به همراه سمت آنها مشخص میشود. در طراحی پورتال سازمانی، چارت سازمانی به زیباترین شکل به نمایش درآمده است.
  39. تاریخچه سازمان : این بخش مربوط به سوابق و فعالیتهای گذشته سازمان است و اطلاعات زیادی در خصوص پیشینه سازمان به مخاطب میدهد.
  40. درباره سازمان : در این بخش می توان اطلاعات اجمالی در مورد تعریف سازمان، زمینه فعالیت، اهداف، شعب و … را کسب کرد.
  41. تماس با ما : در این بخش اطلاعات تماس، فکس، آدرس، ساعت های کاری و نوع فعالیت هر یک از شعب درج شده تا کاربران بتوانند اطلاعات لازم برای برقراری ارتباط با سازمان را بدست آورند.
  42. پشتیبانی از زبان های مختلف : قابلیت چند زبانه بودن، یکی از ویژگی های کاربردی در طراحی پورتال سازمانی است و به کمک آن تمامی کاربران از کشورهای مختلف می توانند به راحتی محتوا و اطلاعات منتشر شده در پورتال سازمان را مطالعه نمایند.
  43. امنیت اطلاعات سازمانی : امنیت پورتال سازمانی مهمترین ویژگی در طراحی پورتال اطلاعات سازمانی است. زیرا اسرار و اطلاعات درون سازمانی باید تنها در دسترس کارکنان آن سازمان البته با توجه به سطح و رتبه آنها قرار گیرد و کاربران نمی توانند از این اطلاعات استفاده نمایند. همچنین قفل های امنیتی با بروزترین زبانهای برنامه نویس در ساخت پورتال ایجاد شده است که اطلاعات را در برابر هکر ها محفوظ نگه دارد.
  44. تعیین هویت یک مرحله ای : برای استفاده بهتر و البته ایمن از اطلاعات، تمامی کارکنان یک سازمان برای ورود به پورتال باید از نام کاربری و رمز عبور تعیین شده و کد امنیتی تصادفی استفاده نمایند. البته تنها در زمان ورود نیاز است که یک بار این کار را انجام دهند و سیستم طراحی پورتال سازمانی حضور آنها را تایید کرده و اطلاعات را نمایش میدهد.
  45. بروز رسانی پورتال : قابلیت بروزرسانی نسخه نرم افزار و اطلاعات وبسایت پورتال یکی از بهترین قابلیت ها در ارائه خدمات جدید، بالابردن سرعت اجرا و سهولت در استفاده است. همچنین با بروزرسانی می توان احتمال هک و درز اطلاعات به خارج از سازمان را کاهش داد.
  46. اتصال به چندین پورتال : همانطور که گفته شد، انواع مختلفی از پورتال ها همچون پورتال های سازمانی، شرکتی، تجاری، بانکی، علمی، آموزشی و … وجود دارد. اما در طراحی پورتال سازمانی یا هر نوع پورتال دیگر، قابلیت اتصال به دیگر پورتال ها فراهم شده است تا بتوان انواع اطلاعات را با تمامی کارکنان سازمانها و موسسات به اشتراک گذاشت. مدیران نیز برای متمرکز کردن فعالیتهای سازمان خود می توانند از این قابلیت بیشترین بهره را ببرند.
  47. یکپارچگی امکانات و اطلاعات : تمامی امکانات و قابلیت های پورتال سازمانی به گونه ای طراحی شده اند به بتوانند اطلاعات ثبت شده در هسته اصلی را جمع آوری و به صورت یکپارچه به کارکنان ارائه دهند. این خصوصیت باعث درستی اطلاعات منتشر شده به کارمندان در نقاط مختلف سازمان میشود.

وجود چنین قابلیت هایی در پورتال باعث شده تا پورتالهای سازمانی به یک فضای شبکه ای گسترده و ایمن و همراه با کارایی بالا تبدیل شوند. همچنین بکارگیری این محیط باعث بالارفتن بازده کارکنان و تاثیر بیشتر در فعالیتهای روزمره آنها شده است.

نقش UI/UX در طراحی پورتال سازمانی

نقش UI/UX در طراحی پورتال سازمانی

همانطور که میدانید زیبایی در طراحی و سادگی در رابط کاربری یک پورتال از اهمیت زیادی برخوردار است. بنابراین یک پورتال باید گرافیک مناسب، قابلیت User Friendly و رابط قابل فهم و کاربردی داشته باشد تا بتوان از آن به خوبی استفاده کرد. به همین منظور بسیاری از پورتال ها با استفاده از طراحی UI/UX ساخته میشوند. طراحی UI نوعی طراحی ظاهری است که به منظور ایجاد گرافیک مناسب در پوسته پورتال مورد استفاده قرار میگیرد. در سایت های اینترنتی استفاده از طراحی UI با هدف زیباسازی حرفه ای و چشم نواز و پر از جزئیات زیبا انجام میشود. اما در طراحی پورتال سازمانی دیگر نیازی به گرافیک های خیره کننده و پر از ریزه کاری های مختلف نیست. هدف اصل از طراحی پورتال اطلاعات سازمانی، استفاده از آن جهت انجام فعالیتهای سازمانی و اداری و انجام تجارتهای دولتی و غیر دولتی است. به همین دلیل طراحی UI در پورتال سازمانی کمترین نقش را داشته و بیشترین نقش را طراحی UX ایفا میکند.
طراحی UX مربوط به عملکرد ابزارها و قابلیت های پورتال بوده و نحوه اجرا و نوع آنها را تحت تاثیر قرار میدهد. در واقع تمامی قابلیت ها و امکانات پورتال سازمانی با استفاد از طراحی UX برای کاربران به نمایش درآمده و زمینه استفاده کاربران از آنها را فراهم میکند. بدون طراحی UX نمی توان از امکانات پورتال استفاده کرد و فعالیتهای سازمانی را در قالب یک بستر اینترنتی مدیریت نمود. در اصل طراحی UX بدنه رابط کاربری بوده و راحتی کار با پورتال را برای کاربران فراهم میکند.
طراحی UX به معنای تجربه کاربری است و تعاملات کاربر با سیستم پورتال را تحت تاثیر قرار میدهد. استفاده از طراحی UX حرفه ای می تواند بهره وری کارمندان را نیز افزایش داده و منجر به رشد بیشتر سازمان گردد.

بهترین نوع پورتال سازمانی کدام است؟

در طراحی پورتال سازمانی ابزارها و قابلیت های زیادی برای استفاده کارکنان و کاربران توسط برنامه نویسان حرفه ای ایجاد میشود. اما یک پورتال سازمانی برتر می تواند دارای ویژگی های زیر باشد:

  • سرعت بالا در بارگذاری، ثبت و انتشار اطلاعات
  • امکان اجرا و دسترسی قابلیت ها و امکانات و همچنین تمامی قسمت های پورتال در مرورگرهای رایج نظیر کروم و موزیلا
  • امکان نمایش کامل و درست اطلاعات پورتال در تمامی نمایشگرها و ریسپانسیو بالا
  • قابلیت کش اطلاعات و محتوا در الگوریتم گوگل به صورت درست و کامل
  • رابط کاربری پویا و ساده برای استفاده راحت تمامی کاربران از تمامی قسمت های پورتال
  • عملکرد درست ابزار جستجو در محتوای پورتال و نمایش درست نتایج
  • عملکرد درست فرم ها و امکان ارسال و دریافت سریع نامه های اداری
  • دسترسی کامل به پنل ادمین و امکان بهره گیری از تمامی ابزارهای یک پنل کاربری

انواع ماژولها در طراحی پورتال سازمانی

  • ابزارهای ویرایشگر محتوا
  • ابزارهای مدیریت صفحات و منوها
  • ابزارهای مدیریت محتوای چندرسانه ای
  • ابزارهای مدیریت اخبار و مقالات RSS
  • ابزارهای مدیریت بانک های محتوایی
  • ابزار طراحی و ایجاد نقشه سایت
  • ابزار مدیریت اعضا در پورتال
  • ابزار طراحی پورتال سازمانی اختصاصی برای هر کاربر
  • ابزار مدیریت سطوح دسترسی کاربران
  • ابزار نمایش آمار بازدیدها، ثبت نامهای انجام شده و اعضای آنلاین پورتال
  • ابزار مدیریت، ذخیره و دانلود فایل ها و سوابق فعالیتها
  • ابزار مدیریت پوسته های گرافیکی پورتال
  • ابزار تحلیلگر استانداردهای گوگل
  • ابزار مدیریت بانک اطلاعاتی
  • ابزار پشتیبانی از پروتکل SSL
  • ابزار کد ساز Captcha برای صفحه ورود اعضا
  • ابزار مدیریت خبرنامه، وبلاگ، نشریات، مجله های آنلاین، انجمن ها و تالارهای گفتگو
  • ابزار تهیه فرم های اداری و فرم های بازخورد و نظرسنجی
  • ابزار ارسال پیام کوتاه برای اعضا
  • ابزار ارسال و دریافت پیام خصوصی بین کاربران
  • ابزار پشتیبانی از چت آنلاین
  • ابراز ایجاد فروشگاه اینترنتی با قابلیت پرداخت آنلاین
  • ابزار توسعه پورتال سازمانی

برچسب ها:

    نظرات


    0 دیدگاه