چرخه عمر محتوا مراحلی را که محتوای یک وب سایت، سند یا سایر رسانه ها طی می‌کند را توصیف می‌کند. محتوا می‌تواند متن، تصویر، اینفوگرافیک یا فیلم باشد. برای مثال، فازهای منفرد جریان کاری را که یک شرکت با آن تولید محتوای خود را سازماندهی می‌کند، نشان می‌دهد. هدف مدل دایره ای این است که اطمینان حاصل شود که محتوا از کیفیت مطلوبی برخوردار است و یک هدف مشخص و تعریف شده را برآورده می‌کند. اصطلاح “چرخه عمر مدیریت محتوا” نیز اغلب استفاده می‌شود. وقتی صحبت از انتشارات وب می‌شود، از اصطلاح “چرخه عمر محتوای وب” استفاده می‌شود.

مدیریت چرخه عمر محتوا (CLM) چیست؟

مدیریت چرخه عمر محتوا (CLM) فرایند برنامه‌ریزی، ایجاد، بهینه‌سازی، سازماندهی، توزیع، اندازه‌گیری و حفظ محتوا در طول عمر آن در سازمان شما است. این فرایندی است که هدف آن بهبود کارایی و حذف موانع موفقیت است. سیستم‌های مدیریت چرخه حیات محتوا، استراتژیست‌های محتوا را قادر می‌سازد تا بر برنامه‌های محتوایی با هراندازه ای نظارت و مدیریت کنند.

چه کسی باید در چرخه عمر محتوا سرمایه‌گذاری کند؟

مدیریت چرخه عمر محتوا (CLM) برای کسب‌وکارهای بزرگ و برندهای تجاری مناسب است. شرکت‌های کوچک‌تری که حداقل مقدار محتوا تولید می‌کنند، معمولاً از مدیریت چرخه عمر محتوا سود محدودتری دارند. اما شرکت‌های بزرگ‌تری که حجم وسیعی از محتوای سازمانی تولید می‌کنند، از جمله رسانه‌های اجتماعی، وبلاگ‌ها، ویدئوها، اینفوگرافیک‌ها، کاغذهای سفید، کتاب‌های الکترونیکی، که پلتفرم‌های مختلف را لمس می‌کنند، نیاز مبرمی به مدیریت چرخه عمر محتوا دارند. در نهایت، تمرکز به این معناست که تیم‌های بازاریابی و خلاق بهتر می‌توانند هر قسمت از محتوا را در طول چرخه عمر آن پیگیری کنند. 

چرخه حیات محتوا هفت مرحله را در برمی‌گیرد:

• طرح
• ایجادکردن
• ذخیره و سازماندهی
• ویرایش و تأیید
• انتشار
• گزارش
• حفظ دارایی‌ها

بیایید هر مرحله را بررسی کنیم:

طرح

قبل از شروع تولید محتوا، باید یک برنامه و استراتژی مشخص داشته باشید. در مرحله برنامه‌ریزی، باید دیدگاهی فراگیر داشته باشید تا اطمینان حاصل کنید که ایده‌های محتوای شما با اهداف کلی کسب‌وکار و بازاریابی شما هماهنگ است. به‌عنوان مثال، ساختار هدف شما ممکن است به شکل زیر باشد:

•  کسب‌وکار – افزایش مشتریان
• بازاریابی – افزایش سرنخ و تبدیل
• محتوای وبلاگ – افزایش مشترکین و سرنخ‌ها

برنامه‌ریزی و همسوسازی اهداف همچنین در زمان ارزیابی و گزارش نحوه عملکرد یک دارایی به چرخه عمر محتوا کمک می‌کند. سپس می‌توانید از داده‌ها و بینش‌های ابزارهای تجزیه‌وتحلیل خود برای به کارگیری نکات مهم در برنامه‌ریزی محتوای آینده استفاده کنید. علاوه بر انتخاب فناوری‌ها و افراد مناسب، مرحله برنامه‌ریزی شامل نصب گردش‌های کاری مناسب برای کمک به کنترل، دقت و کارایی بیشتر برای سیستم مدیریت محتوای شما است. برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند تا بفهمید چه چیزی با فرآیندهای موجود کار نمی کند تا بتوانید راحت تر راه‌حل های موثر را شناسایی کنید.

ایجادکردن

مرحله بعدی در چرخه حیات محتوا جایی است که شما شروع به ایجاد دارایی‌های مختلف محتوا می‌کنید. عملیات خلاقانه‌ای که ممکن است در سازمان شما به نظر برسد، حتی کوچک‌ترین کارایی‌ها در این مرحله می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان (و دردسر کمتری با رعایت برند) برای تیم شما شود. با اجرای این طرح، تولید محتوا اغلب به شکل وبلاگ‌ها، تصاویر، ویدئوها و موارد دیگر است که همگی برای حمایت از اهداف تجاری خاص شما طراحی شده‌اند.

با همسویی تیم‌های بازاریابی و خلاق بر اساس اهداف، فضای کمتری برای ناهماهنگی در هدف محتوا و تکرارهای اضافی وجود خواهد داشت. مرحله ایجاد شامل طوفان فکری، پیاده‌سازی، همکاری، بررسی و تأیید محتوای شما برای کمپین‌ها و پروژه‌های آینده است. این مراحل به ساده‌سازی هر یک از این فعالیت‌ها، هم به حداکثر رساندن تولید محتوا و هم حفظ انطباق با برند کمک می‌کند.

ذخیره و سازماندهی چرخه عمر محتوا

هنگامی که دارایی‌های محتوا را ایجاد کردید، باید آنها را به روشی منظم و قابل جستجو ذخیره کنید تا افراد مناسب از بخش‌های مناسب به‌راحتی به آنها دسترسی داشته باشند و پس از تأیید، آن سازمان برای پخش جریانی استفاده از دارایی در کمپین‌های بازاریابی و فروش ضروری می‌شود. یکی از راه های رسیدن به این هدف، ایجاد یک قرارداد نامگذاری است که می‌تواند در تمام دارایی‌های شما استفاده شود. حتی می‌توان این کار را تا حدی به طور خودکار با برچسب‌گذاری تصویر با هوش مصنوعی انجام داد .

Brandfolder به شما امکان می‌دهد دارایی‌های نامحدود را از یک مکان امن آپلود، ذخیره، سازماندهی و به اشتراک بگذارید. از همه فرمت‌های رسانه، از جمله تصاویر، ویدئو، صدا و اسناد در طیف گسترده‌ای از انواع فایل پشتیبانی می‌کند.

Brandfolder همچنین شامل متادیتا (داده‌های مربوط به داده‌ها) می‌شود تا دارایی‌های محتوای شما به‌درستی برچسب‌گذاری، دسته‌بندی و سازماندهی شوند و جستجو و اشتراک‌گذاری دقیقاً آنچه را که نیاز دارند برای هرکسی ساده می‌کند.

بر اساس مجوزهای دسترسی کاربر، تیم‌های داخلی و خارجی می‌توانند به‌سرعت دارایی‌های محتوا را با استفاده از کلمات کلیدی، ابر داده یا SKU ذخیره کرده و به آن دسترسی داشته باشند. اکثر پلتفرم‌های مدیریت دارایی دیجیتال (DAM) توانایی فیلترکردن، مرتب‌سازی و برچسب‌گذاری ابرداده‌ها و ایجاد فیلدهای سفارشی را ارائه می‌دهند. اما Brandfolder چندین ابزار دیگر را ارائه می‌کند که سازمان‌دهی ابر داده را بهبود می‌بخشد، از جمله حاکمیت داده، دستورالعمل‌های برند، مدیریت حقوق دیجیتال، و همچنین ارائه بینش‌های ارزشمند.

ویرایش و تأیید

در مرحله ویرایش و تأیید، مطمئن می‌شوید که محتوا با دستورالعمل های برند و استانداردهای لازم مطابقت دارد. برای انجام این کار، به یک فرایند همکاری آنلاین نیاز دارید که در آن سازندگان و ویراستاران بتوانند به‌سرعت نظرات خود را تبادل کنند، ویرایش کنند و به‌سرعت در فرایند تکرار حرکت کنند. ابزارهای ویرایش و تبدیل Brandfolder به شما امکان می‌دهد فایل‌ها را مطابق با مشخصات دقیق خود دستکاری کنید. به‌عنوان مثال، می‌توانید تصاویر را به اندازه‌های سفارشی یا از پیش تعیین شده، مانند مشخصات رسانه‌های اجتماعی، برش دهید، و همچنین می‌توانید انواع فایل‌ها را هنگام صادرات تبدیل کنید. برای کارایی بیشتر، می‌توانید تمام این تنظیمات را به‌صورت عمده انجام دهید.

علاوه بر این، گردش کار و ابزارهای همکاری به شما این امکان را می‌دهند که در بین تیم‌ها همکاری کنید، با گردش‌های کاری موجود ادغام شوید، دارایی‌های محتوای خود را سفارشی کنید، اما آنها را در برند با تأییدکنندگان تعیین‌شده نگه دارید.

انتشار

پس از تأیید محتوای شما، آماده انتشار و توزیع است. به یاد داشته باشید که بیش از 70 درصد دارایی‌ها به هدر می‌روند، بنابراین برای به حداکثر رساندن استفاده و ارزش آنها به روشی آسان، ایمن و قابل‌پیگیری برای توزیع دارایی‌های خود نیاز دارید. ارسال فایل‌ها از طریق ایمیل دست‌وپاگیر و زمان‌بر است. به‌علاوه، نمی‌توانید فایل‌های خلاقانه بزرگ را از طریق ایمیل ارسال کنید، بنابراین به چیزی قوی‌تر نیاز دارید.

Brandfolder به شما امکان می‌دهد محتوای خود را به‌صورت ایمن ذخیره کنید و سپس یک Share Link ایجاد کنید تا دارایی‌های فردی یا چندگانه را به‌صورت کنترل شده با سهام‌داران مجاز به اشتراک بگذارید. حتی می‌توانید تاریخ انقضا یا مجوزهای کاربر را برای کنترل بیشتر دسترسی و در دسترس بودن تنظیم کنید. همچنین روش‌های مختلفی برای اشتراک‌گذاری وجود دارد تا به هدف محتوای خود دست پیدا کنید. برای مثال، می‌توانید دارایی‌های Brandfolder خود را مستقیماً با پیوندهای CDN در وب‌سایت خود جاسازی کنید، یا یک پورتال اضافه کنید و به کاربران اجازه دهید مستقیماً از سایت شما به محتوای مجاز دسترسی داشته باشند.

گزارش

گزارش به شما امکان می‌دهد داده‌ها را تجزیه‌وتحلیل کنید و یاد بگیرید که چه چیزی با مخاطبان شما طنین‌انداز می‌شود. می‌توانید آنچه را که کار می‌کند بهینه کنید و دارایی‌های محتوای قوی‌تری در آینده ایجاد کنید تا هر کمپین جدید در کنار برنامه محتوای شما بهبود یابد. بینش‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌های Brandfolder به شما امکان می‌دهد فعال‌ترین دارایی‌های خود را به‌علاوه فعالیت‌ها و کاربران برتر برای دارایی‌های فردی به‌سرعت مشاهده کنید. می‌توانید بررسی کنید که آیا منابع صرف شده برای ایجاد دارایی‌های محتوای شما در کانال‌های توزیع شما نتیجه می‌دهد یا خیر.

حفظ بایگانی محتوا

حفظ یا بایگانی دارایی‌های محتوا یک مرحله مهم اما اغلب نادیده گرفته شده در چرخه عمر محتوا است. هنگامی که دارایی محتوا دیگر در گردش نیست، به‌عنوان مثال، پس از پایان یک کمپین، می‌توانید انتخاب کنید که آن را برای مرجع یا به‌روزرسانی برای استفاده احتمالی در آینده حفظ کنید. حفظ دارایی‌ها در یک بایگانی جداگانه، مخزن محتوای شما را مرتب نگه می‌دارد، اطمینان حاصل می‌کند که فقط از محتوای فعلی استفاده می‌شود، و محتوای غیرفعال را تا زمانی که دوباره موردنیاز نباشد، ایمن نگه می‌دارد. با این حال، لازم نیست هر چیزی که حفظ می‌کنید قدیمی و ناخواسته باشد.

همچنین می‌توانید از مخزن بایگانی برای ذخیره فایل‌های خام مورداستفاده برای ایجاد دارایی محتوای خود استفاده کنید. برای مثال، می‌توانید فیلم‌های ویدئویی پیش‌تولید را قبل از برش و ویرایش برای دارایی محتوای اصلی ذخیره کنید. ممکن است بتوانید در آینده از بخشی از آن فیلم اصلی در دارایی محتوای دیگری استفاده کنید.

در راه‌حل مدیریت چرخه زندگی محتوا به دنبال چه چیزی باشید.

وقتی در نظر می‌گیرید که کدام نرم‌افزار مدیریت چرخه زندگی محتوا (CLM) را پیاده‌سازی کنید، باید اطمینان حاصل کنید که چندین ویژگی کلیدی برای ادغام هموار با عملیات استاندارد شما دارد. بیایید به هفت مورد از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که در یک سیستم CLM نیاز دارید نگاهی بیندازیم.

همه انواع دارایی‌های دیجیتال را ذخیره می‌کند.

CLM باید بتواند همه انواع دارایی‌های دیجیتال را ذخیره کند. محتوا در اشکال و اندازه‌ها، انواع فایل‌ها و فرمت‌های مختلف مانند متن، تصویر، صدا و ویدئو وجود دارد.

Brandfolder می‌تواند با استفاده از جدیدترین فناوری‌ها، همه این انواع دارایی‌های دیجیتال را به طور ایمن مدیریت، ذخیره و پشتیبان‌گیری کند. می‌توانید فایل‌ها را به‌صورت تکی یا انبوه وارد کنید، به‌علاوه گزینه‌ای برای انتقال حجم فایل‌ها و مقادیر زیادی از دارایی‌ها از یک سرور FTP وجود دارد.

Brandfolder نه‌تنها دارایی‌های شما را ذخیره می‌کند، بلکه آنها را به طور منطقی بر اساس مجموعه‌ها، بخش‌ها و برچسب‌ها سازماندهی می‌کند تا هرکسی بتواند با مرتب‌سازی و فیلترکردن جستجوها، آنها را به‌سرعت پیدا کند.

بازیابی 

اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار CLM به کاربران اجازه می‌دهد تا دارایی‌های محتوا را به‌سرعت بازیابی کنند. به‌عنوان مثال، بررسی کنید که آیا می‌تواند ابر داده را برای سازمان‌دهی، گروه‌بندی یا طبقه‌بندی محتوا بر اساس ویژگی‌های خاص آن اضافه کند که امکان جستجو و بازیابی سریع را فراهم می‌کند.

Brandfolder دارای ویژگی‌های متعددی برای کمک به شما پیداکردن دقیقاً همان که دارایی محتوای شما به دنبال برای دقیقاً زمانی که شما به آن نیاز دارید. به‌عنوان مثال، هنگامی که فایل‌ها را وارد می‌کنید:

فراداده را استخراج می‌کند، بنابراین کاربران می‌توانند به‌سرعت دارایی‌ها را هنگام جستجو در زمینه‌های فراداده کشف کنند. از برچسب‌گذاری خودکار مبتنی بر هوش مصنوعی برای افزودن خودکار برچسب‌های کلمه کلیدی منطقی به دارایی‌های محتوای شما استفاده می‌کند تا هنگام جستجو راحت‌تر آنها را پیدا کنید. از تشخیص تصویر مبتنی بر هوش مصنوعی برای برچسب‌گذاری دارایی‌ها استفاده می‌کند تا جستجوی تصاویر با معیارهای خاص سریع‌تر از همیشه انجام شود. دارایی‌های محتوا را ایمن می‌کند.ذخیره و بازیابی دارایی‌ها یک چیز است، اما شما می‌خواهید مطمئن شوید که سیستم CLM را انتخاب کرده‌اید که از دارایی‌های محتوای شما محافظت و ایمن می‌کند.

تیم مهندسی Brandfolder از جدیدترین ابزارها و شیوه‌های موجود برای پیاده‌سازی سطوح مختلف امنیتی برای محافظت و پشتیبان‌گیری از فایل‌های شما استفاده می‌کند. آنها از روش‌های رمزگذاری مدرن برای انتقال و ذخیره داده‌های شما استفاده می‌کنند و به طور منظم برنامه و زیرساخت را برای آسیب‌پذیری‌های امنیتی آزمایش می‌کنند. شما حریم خصوصی و کنترل‌های دسترسی را طوری تنظیم می‌کنید که فقط کاربران مجاز به دارایی‌های خاص دسترسی داشته باشند.

مزایای Brandfolder 

Brandfolder به شما امکان می‌دهد نظراتی را در مورد یک دارایی اضافه کنید تا همکاری در طول فرایند بررسی تسهیل شود. از طرف دیگر، می‌توانید حاشیه‌نویسی‌ها را مستقیماً روی یک دارایی سنجاق کنید و به طرف‌های مربوطه اطلاع دهید تا آن را بررسی و رسیدگی کنند.

Brandfolder همچنین دارای یک مرکز اطلاع‌رسانی مرکزی است که در آن می‌توانید هشدارهایی را برای درخواست‌های دسترسی، فایل‌های اخیراً اضافه شده، به‌روزرسانی دارایی‌ها و موارد دیگر تنظیم کنید.

اگر می‌خواهید فرایند تولید محتوا را تسریع کنید، می‌توانید قالب‌های برند قابل ویرایش را ایجاد و بارگذاری کنید. کاربران می‌توانند قبل از ویرایش فیلدهای متنی و تصاویر به طور مستقیم در Brandfolder از آنها به‌عنوان بلوک‌های شروع استفاده کنند.

مدیریت حقوق را ارائه می‌دهد

نرم‌افزار CLM انتخابی شما باید مدیریت حقوق را ارائه دهد تا بتوانید دسترسی به دارایی‌های محتوای خاص را مجاز کنید. عملکرد مدیریت حقوق Brandfolder به شما امکان می‌دهد کنترل کنید چه کسی چه چیزی و چه زمانی می بیند. به‌عنوان مثال، شما می‌توانید:

1. تاریخ انتشار و انقضا را برای دارایی‌های محتوای خودتنظیم کنید تا با بازه‌های زمانی کمپین مطابقت داشته باشد.
2. یک یا چند سرپرست را معرفی کنید که بتوانند دارایی‌ها را قبل از اینکه برای دیگران قابل‌مشاهده باشند تأیید کنند.
3. قابلیت مشاهده دارایی‌های محتوای پیش‌نویس و منقضی شده را در داخل و خارج از سازمان خود به‌صورت خودکار انجام دهید.
4. یک تاریخ انقضا برای گروهی از دارایی‌های محتوا تعیین کنید که پس از یک بازه زمانی آنها را از دسترس خارج می‌کند.
5. هنگامی که حقوق منقضی می‌شود هشدار دریافت کنید تا بتوانید فوراً اقدام کنید.

با گردش کار موجود ادغام می‌شود

احتمالاً از قبل تعداد زیادی گردش کار موجود دارید که در ابزارهای دیگر ایجاد کرده‌اید؛ بنابراین به دنبال یک سیستم CLM باشید که با جریان‌های کاری موجود ادغام شود نه اینکه مجبور باشید آنها را دوباره ایجاد کنید یا کار تیم خود را قطع کنید.

Brandfolder از طریق بسیاری از افزونه‌های داخلی با ابزارهای خلاقانه و گردش کار موجود شما ادغام می‌شود. به‌عنوان مثال، می‌توانید کارایی سازمانی را با ادغام با پلتفرم‌های گردش کار متخصص، از جمله:

• Adobe Creative Cloud – اجازه می‌دهد کارهای خلاقانه به طور یکپارچه با توزیع و استفاده دارایی ادغام شوند.
• inMotionNow – برای ساده کردن فرایند بررسی و تأیید ایجاد محتوا.
• Jira – برای جاسازی جریان‌های کاری سازمانی موجود خود.
• Templafy – برای یافتن، مشاهده و جاسازی دارایی‌ها به طور مستقیم در قالب‌ها، بدون خروج از رابط
• Smartsheet – برای انتقال خودکار پیوست‌های پروژه Smartsheet مستقیماً به Brandfolder خود بدون خروج از رابط

بینش و تجزیه‌وتحلیل را ارائه می‌دهد

در نهایت، شما به سیستم CLM خود نیاز دارید تا استفاده و تعامل دارایی‌های محتوای مختلف را ردیابی کند تا ببینید چه چیزی بیشتر در بین ذینفعان (داخلی و خارجی) و مخاطبان هدف شما طنین‌انداز می‌شود. می‌توانید از این بینش‌ها استفاده کنید تا ببینید در برنامه‌ریزی کمپین‌های آتی، کدام محتوا بیشتر مورداستفاده قرار می‌گیرد و کدام یک بیشترین تعامل را دریافت می‌کنند.

Brandfolder به شما اجازه می‌دهد تا تجزیه‌وتحلیل را در سطح دارایی بررسی کنید. شما در مورد کاربران برتر برای دارایی‌های فردی و اینکه با کدام دارایی‌ها بیشتر تعامل دارند، اطلاعاتی دریافت می‌کنید.

همچنین می‌توانید تجزیه‌وتحلیل مجموعه‌های دارایی را دنبال کنید، بنابراین می‌توانید ببینید کدام گروه از دارایی‌های کمپین بهترین عملکرد را دارند.

آیا برای مدیریت چرخه عمر محتوا خود آماده هستید؟

مدیریت حجم عظیمی از محتوا در کمپین‌های مختلف و پلتفرم‌های مختلف در یک سازمان سازمانی یک کار زمان بر و سخت است. از لحظه ایجاد تا زمان بایگانی، به یک سیستم قوی برای ردیابی و مدیریت هر دارایی محتوا نیاز دارید. سیستم‌های مدیریت چرخه عمر محتوا شما را قادر می‌سازد تا بر برنامه‌های محتوایی با هراندازه ای نظارت و مدیریت کنید. مطمئن شوید که از یک سیستم CLM مانند Brandfolder برای ایمن‌سازی و حفظ دارایی‌های محتوای خود استفاده می‌کنید.

مدل‌های مختلف فاز چرخه عمر محتوا

بسته به رویکرد، چرخه عمر محتوا (وب) دو تا هفت مرحله دارد. تعداد متفاوت فازها به دلیل عمق متفاوتی از جزئیات است که با آن چرخه زندگی نفوذ می‌کند. مدل‌های ساده چرخه نوشتن و انتشار محتوا را کاهش می‌دهند. سایر موارد نیز شامل توسعه استراتژی، برنامه‌ریزی، کنترل و بایگانی است.

مثالی از چرخه عمر محتوا

چرخه حیات محتوا مربوط به جهت‌گیری و ساختار سازمانی شرکتی است که محتوا را توسعه می‌دهد. چرخه حیات محتوا با پنج مرحله به‌عنوان مثال مشخص شده است:

1.توسعه استراتژی

به این معنی است که کدام اهداف کلی باید به دست آیند. به عبارت کلی  الزامات محتوا از این امر ناشی می‌شود.

2.برنامه‌ریزی محتوا

یک طرح تحریریه تهیه می‌شود، منابع مفید جمع آوری می‌شود، کانال‌ها و قالب‌های انتشار (تصویر، صدا، ویدئو، متن) تعیین می‌شود. خلاصه‌ای برای نویسندگان نوشته خواهد شد.

3.خلقت

نویسندگان محتوای برنامه‌ریزی شده را می‌نویسند. این مرحله ممکن است شامل یک مرحله کنترل باشد که در آن محتوا توسط یک تیم تحریریه بررسی می‌شود و در صورت لزوم توسط نویسندگان بهبود می‌یابد.

4.توزیع

مطالب در کانال‌های مشخص شده منتشر می‌شود.

5.سنجش موفقیت

بسته به کانال، روش‌های مختلفی برای بررسی اینکه آیا محتوا به اهداف تعریف شده دست‌یافته است یا خیر، استفاده می‌شود. یافته‌های حاصل از اندازه‌گیری عملکرد بر توسعه استراتژی و برنامه‌ریزی محتوا تأثیر دارد. چرخه حیات محتوا دوباره شروع می‌شود.